Chức năng - nhiệm vụ

I. Chức năng

     Văn phòng Trường có chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng, Hội đồng trường quản lý và tổ chức thực hiện công tác kế hoạch tổng hợp, hành chính - văn phòng - văn thư; công tác truyền thông nội bộ của Nhà trường; thực hiện nhiệm vụ công khai về các cam kết chất lượng của cơ sở giáo dục đại học theo quy định của pháp luật; công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

II. Nhiệm vụ

  1. Công tác kế hoạch tổng hợp:

a) Đầu mối theo dõi, thống kê, việc thực hiện kế hoạch chiến lược; nhiệm vụ trọng tâm, kế hoạch công tác trong từng năm trên tất cả các mảng công tác của Trường; giúp Hiệu trưởng đôn đốc các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ được giao; tham mưu giúp Hiệu trưởng chỉ đạo triển khai thực hiện đúng tiến độ kế hoạch chiến lược;

b) Theo dõi, tổng hợp và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch công tác hàng tháng của các đơn vị để báo cáo Hiệu trưởng; tham mưu giúp Hiệu trưởng chỉ đạo triển khai thực hiện đúng tiến độ kế hoạch công tác tháng;

c) Tham mưu giúp Hiệu trưởng tổ chức các hội nghị giao ban hàng tháng; các hội nghị sơ kết 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và Hội nghị viên chức (VC), người lao động (NLĐ) hàng năm của Nhà trường;

d) Đầu mối thực hiện công tác báo cáo, giải trình của Nhà trường đối với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;

đ) Theo dõi, tổng hợp và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;

e) Đầu mối tổ chức lấy ý kiến VC, NLĐ đối với các dự thảo quy chế của Nhà trường (đối với các văn bản quản lý nội bộ khác thì đơn vị dự thảo sẽ tổ chức lấy ý kiến góp ý).

g) Tham mưu xây dựng lịch làm việc của lãnh đạo Trường.

2. Công tác hành chính - văn phòng

a) Thường trực xử lý công việc hành chính giúp Ban Giám hiệu, Hội đồng trường;

b) Thường trực, xử lý công tác văn phòng của: Đảng ủy, Ban chấp hành Công đoàn, Ban chấp hành Đoàn Thanh niên Trường; giúp việc cho Đảng ủy trường, Ban Chấp hành Công đoàn trường, Ban Chấp hành Đoàn Thanh niên trường trong việc triển khai thực hiện các hoạt động theo điều lệ, chương trình, kế hoạch công tác;

c) Thư ký thường trực Đảng ủy và Chủ tịch Hội đồng trường; Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng;

d) Đầu mối công tác hợp tác trong nước của Nhà trường (trừ các kết nối trong nước thuộc nhiệm vụ của Trung tâm Hỗ trợ việc làm và Khởi nghiệp);

đ) Quản lý và cấp phát hộp thư điện tử, thẻ VC, NLĐ trong toàn Trường;

e) Quản lý và phục vụ các phòng họp, xe ô tô công vụ của Trường;

g) Đón tiếp khách và  phục vụ lễ tân, tạp vụ, tiếp khách trong nước;

h) Chịu trách nhiệm chính trong công tác tổ chức sự kiện và các hội nghị, lễ kỷ niệm cấp Trường; phối hợp với các đơn vị tổ chức Lễ khai giảng, Lễ tốt nghiệp theo phân công của Hiệu trưởng.

3. Công tác văn thư và bảo vệ bí mật nhà nước

a) Thực hiện công tác văn thư, quản lý và sử dụng con dấu;

b) Thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

4. Công tác truyền thông nội bộ

a) Phụ trách nội dung trang web của Trường; Fanpage của Trường;

b) Chủ trì bản tin nội bộ hàng tuần/tháng/chuyên đề của Trường;

c) Chịu trách nhiệm phát ngôn của Nhà trường đối với các nội dung được Hiệu trưởng giao;

d) Chủ trì thực hiện công khai về cam kết chất lượng giáo dục và đào tạo, các điều kiện đảm bảo chất lượng và thu chi tài chính theo quy định của pháp luật.

5. Công tác khác

a) Chủ trì xây dựng các văn bản quản lý nội bộ có liên quan đến chức năng của đơn vị;

b) Quản lý, đánh giá VC, NLĐ của đơn vị; quản lý tài sản, thiết bị được giao;

c) Thực hiện chế độ báo cáo, giải trình về nhiệm vụ được giao theo quy định;

d) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng trường hoặc Hiệu trưởng giao.